ROG politikker
REGELSÆT FOR FOTOGRAFERING OG ANVENDELSE AF BILLEDER OG FILM I ROG
Formål
Formålet med denne politik er at sikre, at fotografering og anvendelse af billeder i foreningen sker på en etisk og lovlig måde, der respekterer privatlivets fred og foreningens værdier. Grundlæggende gælder de samme regler for formidling af film og streaming på nettet som for brug af fotos.
Politikken tager afsæt i Datatilsynets ændrede praksis, som blev offentliggjort den 26. september 2019.
Se mere om Datatilsynets praksis her:
https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2019/sep/aendret-praksis-i-forhold-til-billeder-paa-internettet/
Helhedsvurdering og formål
Politikken tager udgangspunkt i følgende to typer billeder:
Den, der vil offentliggøre billedet, skal foretage en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen, og ud fra denne vurdering afgøre, om billedet kan bruges ud fra interesseafvejningsreglen, eller om det kræver samtykke eller aftale.
Almindelige billeder
Ved almindelige billeder forstås, at billedet viser identificerbare personer, og ikke indeholder følsomme oplysninger, for eksempel skader, eller oplysninger om straf. Indeholder billedet ikke identificerbare personer, er det slet ikke omfattet af reglerne om personoplysninger. Personer er identificerbare, hvis de kan genkendes, så det er uden betydning, om der er knyttet navne til billedet.
Harmløse billeder
Ved harmløse billeder forstås, at der er et naturligt formål med at bruge billedet, og at billedet vurderet ud fra almindelig fornuft ikke udstiller, udnytter eller krænker nogen af de personer, der er på billedet. Hvis der er børn og unge på billedet, skal man være ekstra opmærksom på, om billedet er harmløst.
Eksempler som kræver/ikke kræver Samtykke
Der kræves som udgangspunkt ikke samtykke til:
Billeder af medlemmer under træning, konkurrence eller gymnastikopvisning
Billeder af tilskuere
Holdbilleder
Billeder af bestyrelsesmedlemmer og trænere
Her kræves som udgangspunkt samtykke:
Billeder fra omklædningsrum, hvor nogle er helt eller delvist afklædte
Børn og unge i badetøj i svømmehal
Billeder fra baren og dansegulvet ved halfest
Billeder, der viser skader på udøvere
Kommerciel brug til reklame for sponsor
ROG regelsæt for instruktører, medlemmer og tilskuere/forældre
Respekter i enhver situation et “nej tak” fra en person til at blive fotograferet.
Respekter altid en “ingen fotografering” instruktion fra en instruktør.
Respekter altid, når en person beder om at få fjernet et billede fra ROG’s hjemmeside eller sociale medier, hvor personen optræder.
Billeder, der bruges til at fremme foreningens aktiviteter, skal præsentere foreningen på en positiv og inkluderende måde og må ikke indeholde stødende eller krænkende materiale.
Overtrædelse af Politikken
Overtrædelse af disse retningslinjer kan medføre disciplinære foranstaltninger, herunder advarsler, suspension eller eksklusion fra foreningen.
Godkendelse og Revision
Denne politik er godkendt af bestyrelsen og vil jævnligt blive revideret for at sikre, at den forbliver relevant og opdateret.
Kontakt
Kontakt ROG på rog@rog.dk, hvis du har spørgsmål eller kommentarer til ROG’s fotopolitik, eller hvis du oplever overtrædelser af ovenstående regler.
SUNDHED
- Vores instruktører har de nødvendige kurser og kan derfor tage ansvar for deres hold på forsvarlig vis.
- Vi opfordrer vores instruktører til at arbejde for et positivt syn på sundhed.
- Vi accepterer ikke, at der drikkes alkohol i forbindelse med træning i ROG.
- Vi tillader ikke alkohol ved vores børnearrangementer.
- Vores voksenfester er forbeholdt instruktører og medlemmer over 18 år.
- Hvis der serveres alkohol, serverer vi kun alkohol for personer over 18 år til vores sociale arrangementer.
- Rygning er ikke tilladt i forbindelse med træning eller andre arrangementer i ROG.
- Vi forbyder alle former for doping.
MOBNING
- Vi opfordrer vores instruktører til at udvise særlig omtanke ved brug af billeder og/eller optagelser af medlemmerne på de sociale medier.
- Vi bruger ikke billeder eller video, der kan virke stødende og krænkende for personerne på billedet.
- Vi styrker fællesskabet bl.a. gennem leg, par- og gruppeaktiviteter, konkurrencer og tilpas svære udfordringer.
- Det er instruktørens opgave at sørge for en god stemning på holdet. Både under træningen og i omklædningsrummet.
- Det er et forældreansvar at sikre en rimelig og respektfuld omgangstone mellem vores medlemmer på de forskellige sociale platforme.
- Vi opfordrer forældre til at deltage i foreningslivet, så de lettere kan opdage, hvis et barn mistrives.
- I ROG passer vi på hinanden og reagerer derfor hurtigt på henvendelser om mistrivsel.
- Alle har pligt til at henvende sig til bestyrelsen, hvis man er vidne til eller hører om grov mobning. Bestyrelsen tager alle henvendelser alvorligt og reagerer så hurtigt, som det overhovedet lader sig gøre.
- ROG behandler alle implicerede parter med respekt og hjælper det uhensigtsmæssige miljø i en bedre retning. Du kan som forældre forvente at blive inddraget, hvis det er nødvendigt.
OVERGREB
- ROG kræver en ren børneattest for alle instruktører, der har længerevarende kontakt med børn og unge under 15 år. Alle børneattester fornys minimum hvert tredje år.
- Vi tillader ikke brug af mobiltelefon i omklædningsrummet. Dette gælder også forældre.
- Vi tilstræber, at have mere end én instruktør på alle vores børnehold (med udtagelse af vores forældre/barn hold).
- Der vil altid være mere end én instruktør med på træningsture og til stævner.
- Vi tillader ikke, at instruktører og ledere inviterer enkelte børn med sig hjem.
- Vi opfordrer forældre til at deltage i foreningslivet.
- Alle har pligt til at henvende sig til bestyrelsen, hvis man hører om krænkelser eller fornemmer, at noget er galt. Bestyrelsen tager alle henvendelser alvorligt og reagerer så hurtigt, som det overhovedet lader sig gøre.
- Vi opfordrer instruktører til at kontakte ROG´s formand, hvis man føler, at man er havnet i en situation, der kan misforstås.
- “Skolelærerparagraffen” gælder også i ROG. Det er fx ulovligt for en 18-årig instruktør at indlede et forhold til en gymnast, som er yngre end 18 år.
- Hvis der er mistanke om overgreb, følger ROG DGI´s beredskabsplan.
Privatlivspolitik
ROGs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
ROG er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Administrativ medarbejder
Adresse: Rødovre Parkvej 425, 2610 Rødovre
CVR: 25 64 23 17
Mail: rog@rog.dk
Website: http://www.rog.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
2) Oplysninger om ansatte, bestyrelse og trænere:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail- adresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ansatte, bestyrelse og trænere:
- Håndtering af bestyrelsens og trænernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej- ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdlister, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet ellsituation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om bestyrelse og træner til disse, for at der kan modtages information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte, bestyrelse og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet bestyrelsesmedlem, træner eller som lønnet medarbejder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede bestyrelsesmedlemmer og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede medarbejdere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelse og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per- sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.